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Uffici, lo smart working libera spazi da ripensare

di Evelina Marchesini

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(peshkova - stock.adobe.com)

Gli uffici non spariranno, ma la fase 2 porterà discontinuità: più tecnologia, ma anche stanze per la meditazione e i tempi di break, temperatura e illuminazione personalizzabili

5 maggio 2020

5' di lettura

Dimentichiamoci i robot e l’intelligenza artificiale. Più spazio invece alle connessioni umane, pur nel rispetto delle misure di sicurezza, e soprattutto al coinvolgimento della natura: gli uffici di domani vanno disegnati e realizzati in base a nuovi trend. Meno dipendenti andranno fisicamente a lavorare “in ufficio” e il concetto stesso di ufficio va allargato tenendo conto degli spazi di co-working e smart working, quindi gli spazi in sede devono trasformarsi in qualcosa di diverso da ciò che sono ora, con l’obiettivo principale di attrarre e saper mantenere i talenti.
Un concetto non proprio familiare alle aziende italiane, troppo spesso ripiegate su concetti antiquati della “presenza in sede” e del controllo, ma proprio l’emergenza da Covid19 accelera e rende obbligatorio un aggiornamento filosofico della concezione del posto di lavoro.
Jll dedica all’argomento uno spazio considerevole all’interno di “Urban Canvas research project”, pieno di spunti in un momento in cui il dibattito sull’argomento è quantomai acceso.

La ricerca
Jll ha chiesto a circa 200 professionisti appartenenti a 19 diversi settori industriali di immaginare come saranno le città e i luoghi di lavoro nel 2050. Il primo trend che ne è emerso è che, nonostante la robotica e l’intelligenza artificiale (AI) abbiano un ruolo fondamentale, vi è un crescente bisogno di bilanciare la componente tecnologica con una più profonda connessione con la natura. Gli uffici di domani dunque dovranno avere sempre più spazi all’aria aperta, utilizzare materiali naturali e una forte attenzione all’ambiente. La tecnologia va utilizzata per aumentare la produttività sul posto di lavoro e al contempo aumentare il tempo da trascorrere con la famiglia, gli amici e le interazioni umane in generale.

Gli uffici non spariranno
Nonostante l’emergenza Covid19 e le possibilità tecnologiche, gli uffici non sono destinati a sparire: gli esseri umani hanno bisogno di comunicare e interfacciarsi. Gli spazi di lavoro resteranno essenziali per creare esperienze e collaborazioni di persona. «Più siamo interconnessi e risucchiati dalle “nuvole” – dicono da Jll – più vogliamo connessioni umane». Cosa dovranno tenere in considerazione, dunque, le aziende per attirare e mantenere i talenti?

Le persone come priorità
La prima cosa da fare, secondo Jll, è creare un focus sulla comunità dei propri lavoratori che metta al centro le persone e dia ai dipendenti ampia possibilità di scelta su dove e come vogliono lavorare. «Solo così è possibile attrarre i top talent, che non sono sensibili solo alla remunerazione – spiegano da Jll – e la prima conseguenza pratica sarà quella di mettere a disposizione, nel luogo di lavoro, diverse tipologie di spazi di lavoro. Questi andranno completati con palestra, caffè, spazi ricreativi, tutti connessi in modo da non perdere mai la possibilità di continuare a dare il proprio contributo».

I risultati della ricerca si spingono oltre
Nel futuro le aree di lavoro saranno sempre più del tipo “plug and play” e gli intervistati indicano una preferenza per parcheggi ad hoc per biciclette e auto elettriche (anche in sharing) fino all'organizzazione di attività per i break degli impiegati, come formazione artistica e walking tour nei dintorni della sede di lavoro.
Il coworking in futuro non sarà delimitato in appositi spazi di società esterne, ma saranno le stesse imprese a incentivare l’insediamento in sede di startup e giovani team, con l’obiettivo della condivisione di idee e apporti. Un esempio è quello di Dbs Bank che ha lanciato a Hong Kong un programma di acceleratore di start up nel settore fintech mettendo a disposizione spazi a uso uffici di alta qualità, risorse materiali e mentori per incubare nuove startup, con l'obiettivo di creare realtà estremamente innovative e adattabili ai cambiamenti.

Flessibilità assoluta
La parola d’ordine dei nuovi uffici è flessibilità, con spazi pensati in modo da poter essere rapidamente adattati ai vari usi, trasformando velocemente l’ufficio in un luogo, per esempio, per conferenze o mostre. La flessibilità è d’obbligo anche per le questioni di sicurezza sanitaria post Covid19, consentendo di modellare gli spazi a seconda delle esigenze in divenire. Gli uffici, nell’immediato dopo-virus, dovranno ovviamente rispettare le distanze di sicurezza a cui tutti già siamo abituati, evitare le ore di punta di entrata e uscita (ancora una volta, flessibilità), e rispettare le regole di igienizzazione continua.
Gli arredi saranno un punto fondamentale nell’applicazione della flessibilità e in questo senso, oltre ad essere studiati appositamente per usi diversi, probabilmente in futuro non verranno acquistati dalle aziende, bensì presi a noleggio.

Distanze e comfort
Il rispetto delle distanze di sicurezza e di tutti i parametri imposti dall'emergenza sanitaria sono ovviamente una priorità per la riapertura. Con non poche complicazioni, ma anche opportunità. «Covid19 è un campanello d’allarme che interrompe tutto, è un invito all'azione – spiega Edith Forte, Ceo di Fortebis, che si occupa di soluzioni per gli ambienti lavorativi –. È il momento di creare il benessere futuro dei nostri luoghi di lavoro e delle nostre persone». Le aziende prima della fase 2 indicata dal Governo hanno un’importante sfida da gestire in poche settimane: riorganizzare l’attività, mettere in sicurezza i luoghi di lavoro per garantire la salute dei dipendenti. «Il management di ciascuna azienda dovrà affrontare tematiche e decisioni legate a definire al numero di giorni di smartworking delle risorse in base alle loro competenze (management, professional/technical, amministrazione e staff di supporto), turnazione dei dipendenti in ufficio, riorganizzazione degli spazi, inserire un ordine di sicurezza che garantisca il senso di comunità in ufficio, definire il protocollo della pulizia» continua Edith Forte.
Fortebis & Revalue hanno costituito un tavolo di lavoro permanente per l’analisi dei cambiamenti post Covid-19 e l’ideazione di soluzioni contestualizzate per aziende e property, trasformazioni che devono assecondare in modo rapido per non perdere competitività. Gli esperti in Workplace Strategy & Design provenienti da realtà internazionali come Gensler metteranno in campo competenze trasversali per una visione integrata sociale, organizzativa, progettuale, e consentire alle aziende di realizzare progetti pilota innovativi nel nuovo mondo disegnato da Covid-19.
Ridisegnare gli spazi per mantenere le distanze riporta ai concetti di flessibilità e innovazione citati prima. E offre anche l’opportunità per introdurre miglioramenti. Per esempio, Jll suggerisce di ri-creare spazi che, rispettando le misure di sicurezza, offrano anche la possibilità di lavorare nelle migliori condizioni possibili, quando si è in sede (per molti deve infatti esistere l’opzione dell'home working, eventualmente a tempo parziale). Per esempio, l’esistenza sì di open space, ma anche di stanze tranquille: ogni “talento” sceglierà dove lavorare, gli estroversi più a contatto con gli altri, i creativi che amano la quiete nelle stanze chiuse. Una soluzione, questa, per esempio già adottata nella sede di Shopify prima del virus, molto apprezzata da chi si sente distratto dal caos degli open space.
È poi il momento di introdurre la possibilità di regolazione personalizzata di luci, temperatura e aria condizionata, i fattori che più di frequente rovinano la concentrazione e il comfort dei lavoratori. L’esempio è la soluzione adottata nel quartier generale di Deloitte Netherlands, dove ogni stazione di lavoro ha le proprie possibilità di regolazione di luce e temperatura e dove le telefonate vengono fatte in apposite stanze insonorizzate, evitando di disturbare i colleghi.

Dopo aver lavorato da casa, molti lavoratori avranno bisogno di poter ritrovare, almeno in alcuni momenti della giornata lavorativa, la giusta pace. Ecco allora che diventano importanti le stanze per la meditazione. Da non dimenticare altri plus, già adottati da molte società, come luoghi per la cura dei figli piccoli e addirittura stanze per allattare, ovviamente con tutti gli standard di sicurezza, privacy e arredi studiati ad hoc.
In un’ottica di visione antiquata delle relazioni tra impresa e lavoratori tutto ciò potrebbe suonare esagerato, ma gli specialisti del settore avvertono che è l’unico modo per accapparrarsi e mantenere i talenti e i creativi, oltre alla forza lavoro già formata dall’esperienza, che sono poi il vero capitale delle aziende.