Management

Attenzione alla diffusione di responsabilità: può far male al team!

di Giovanna Prina *

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Quando in una situazione di emergenza ci sono molte persone che potrebbero agire, ognuno tende a delegare a qualcun altro l’iniziativa

7 maggio 2021

4' di lettura

“Il gruppo che gestisco ha qualche problema. Sono tutte persone capaci e competenti, abituate a lavorare insieme. Io le coinvolgo su informazioni, obiettivi e attività da fare ma, come sempre, c’è qualcuno che fa di più e qualcuno che fa di meno. È un tema di senso di responsabilità: c’è chi ce l’ha e chi invece preferisce non prendersela. Il problema è che a lungo i più motivati si infastidiscono e riducono il loro livello di partecipazione”. Quante volte avete sentito dei capi parlare in questo modo del proprio team? E molte volte il loro desiderio - tenuto nascosto o espresso chiaramente - è di poter cambiare le persone che compongono il team, eliminando quelle che non partecipano come desiderato.

Poiché questa soluzione non è spesso (per fortuna) praticabile, che fare in questi casi? Come fare affinché i comportamenti di tutti i membri del gruppo siano orientati verso gli obiettivi con il medesimo senso di responsabilità? Meglio lavorare sulla motivazione o sulle dinamiche, sui compiti assegnati o sulle competenze? Il capo deve intervenire sul gruppo o sul singolo? Difficile orientarsi su cosa fare esattamente, perché non c’è una ricetta predefinita; dipende anche dal lavoro che il gruppo svolge e dal gruppo stesso: da come è composto, da quanto tempo le persone operano insieme, dal tipo di competenze che hanno…

Il tema dell’allineamento sul senso di responsabilità nei gruppi in azienda è davvero complesso e nel tentativo di aiutare i capi, la letteratura manageriale ha sviluppato una grande varietà di suggerimenti e di differenti modalità di intervento. Con l’idea che di fronte a situazioni complesse è meglio avere più alternative, mi piace introdurre un punto di vista ulteriore nella lettura dei comportamenti di gruppo rispetto alla responsabilità condivisa. È uno spunto che arriva dalla psicologia che può venire in aiuto ai capi nella scelta delle azioni da fare.

Si tratta del fenomeno sociopsicologico della diffusione di responsabilità, studiato da Latané e Darley negli anni 60. L’input del loro studio fu l’assassinio di una ragazza a New York. In quella situazione ben 38 vicini di casa testimoniarono di aver sentito le grida e le richieste di aiuto, ma nessuno fece nulla per aiutarla durante l’aggressione. Quello che Latané e Darley conclusero è che quando in una situazione di emergenza ci sono molte persone che potrebbero agire, ognuno tende a delegare a qualcun altro l’iniziativa, soprattutto quando il gruppo è numeroso e non c’è nessuno che ha un ruolo riconosciuto come legittimato ad intervenire.

Lo studio è nato partendo da una situazione di emergenza, ma gli approfondimenti successivi portarono a evidenziare come una persona ha, in generale, minori probabilità di assumersi responsabilità per un’azione quando altri sono presenti. Questo perché tende a pensare che altri abbiano più competenza e ruolo per agire al suo posto (ad esempio la polizia o un medico,…), oppure a presumere che altre persone simili a lui/lei abbiano comunque già preso tale responsabilità.

In sintesi, il fenomeno della diffusione di responsabilità dice che non fare una attività importante per il risultato del gruppo non è necessariamente un segnale di demotivazione o di poca attenzione al risultato. Può anche essere il risultato di una normale e umana propensione ad immaginare e dare per scontato che qualcun altro, perché lo riteniamo più adeguato, competente o adatto in quel compito, abbia già preso in mano quell’attività e quindi l’abbia già fatta.

Pensate alla quantità di mail che avete ricevuto nell’ultimo mese, indirizzate sia a voi sia a colleghi o altri membri del team, che avete lasciato indietro o a cui non avete dato risposta, pensando che qualcun altro lo avrebbe fatto al vostro posto. Tante, vero? Pensate in famiglia. Chi di noi non si è sentito dire frasi del tipo “abbiamo pagato la bolletta?” “abbiamo preso i passaporti?” Abbiamo? Perché il plurale e l’attesa che qualcun altro abbia fatto un’attività importante in egual modo per tutti i membri della famiglia e gestibile da chiunque del gruppo? Esempio di vita ordinaria, ma credo comune a molti.Torniamo al problema del nostro capo presentato all’inizio.

Esistono gruppi dove i membri del team innescano inconsapevolmente il fenomeno della diffusione di responsabilità attribuendo al proprio leader o a solo alcuni colleghi il compito di intervenire nelle situazioni importanti, e automaticamente si tirano indietro rispetto alla presa in carico. Perché li sentono più competenti e non perché non sono interessati o non si sentono coinvolti verso l’obiettivo. Una possibile “cartina tornasole” potrebbe essere quella di creare per queste persone dei momenti di verifica: la diffusione di responsabilità accade raramente quando la persona è sola. Creare condizioni in cui il singolo possa sperimentarsi e gestire individualmente la propria capacità può portare un ritorno importante sul ruolo che potrà giocare in futuro nel team.

Esistono gruppi dove il fenomeno della diffusione della responsabilità aleggia nei comportamenti quotidiani per poca chiarezza nelle modalità di comunicazione su attività e obiettivi o sulle logiche di relazione. Per allineare il gruppo e aiutare ciascun membro ad operare in modo condiviso ed efficace verso un obiettivo bisogna fare attenzione a non sottovalutare il fenomeno della diffusione della responsabilità e gestire il team con alcune prassi importanti:
1) Obiettivi condivisi e comuni al gruppo ma anche regole precise e chiare sugli output attesi da ciascuno.
2) Circolazione di informazioni, ma anche selettività e precisione nella comunicazione, per sottolineare anche con questa leva la “proprietà” individuale e di gruppo delle azioni da portare avanti.
3) Valorizzazione delle competenze e delle capacità di ciascuno e esplicitazione del tipo di ruolo che può essere giocato da ogni componente per portare al team un valore maggiore.
4) Riconoscimento di ciò che si è fatto sia come individui sia come team nel suo complesso.
5) E, infine, non temere di rendere espliciti ed evidenziare tutti i comportamenti messi in atto dai singoli membri collegati al tranello della diffusione di responsabilità.

Questo renderà ciascun membro più consapevole e sicuramente più singolarmente responsabile del risultato del gruppo.

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