Norme e Tributi

Per le note spese conservazione solo elettronica

di Benedetto Santacroce

Immagine non disponibile

(Fotolia)

22 luglio 2017

2' di lettura

L'impresa può gestire, in modo del tutto dematerializzato, le note di spese dei dipendenti, trasformando i documenti analogici in documenti informatici al termine del processo di pagamento delle singole trasferte. Questo processo trova un limite nei documenti analogici unici per i quali la dematerializzazione,

per avere efficacia fiscale, dovrebbe essere avallata da un pubblico ufficiale. Il chiarimento che è molto importante sul piano pratico per tutti i datori di lavoro, è contenuto nella risoluzione 96/E/2017 dell'agenzia delle Entrate.

In particolare, il processo che l'Agenzia ha considerato si sviluppa nelle seguenti fasi:
• formazione del giustificativo informatico. Il dipendente fotografa il documento di spesa (lo scontrino, la ricevuta, il biglietto) direttamente con uno smartphone o un tablet. Il documento così trasformato è acquisito da un sistema software che rende il documento informatico statico e immodificabile;
• formazione della nota spese. Il dipendente forma la nota spese direttamente sul proprio sistema accedendo allo stesso con Id e password. La nota spesa è sottoscritta con una firma elettronica. La stessa contiene la dichiarazione del dipendente e le immagini dei giustificativi di spesa;
• controllo delle spese, approvazione e conservazione. La funzione aziendale preposta al controllo e all'approvazione delle note spese attraverso un applicativo web effettua i relativi accertamenti. Tali accertamenti consentono di visionare i documenti ed escludere tutti i documenti di spesa non inerenti alla trasferta o non corretti. Al termine delle verifiche l'ufficio liquida la nota spesa e l'ammette al pagamento. A questo punto la nota spesa viene inoltrata per la conservazione elettronica a norma;
• solo al termine dell'intero processo il dipendente che ha eseguito la trasferta potrà distruggere i giustificativi analogici di spesa. Da questo momento in poi l'esibizione dei documenti avverrà solo in modo dematerializzato.

L'agenzia delle Entrate condivide il percorso rappresentato nell'interpello e afferma che i documenti possono essere conservati solo elettronicamente e esibiti alle autorità in questo formato. Comunque l'Agenzia specifica che gli stessi avranno piena validità fiscale: (i) se si tratta di documenti analogici originali non unici con il semplice utilizzo della procedura informatica; (ii) se si tratta di documenti analogici originali unici con l'utilizzo della procedura informatica e con l'intervento del pubblico ufficiale. In effetti, è la stessa Agenzia che indica che i documenti non unici costituiscono la maggior parte dei giustificativi di spesa perché presenti nella contabilità dell'emittente. Circa gli originali unici viene chiarito che l'intervento del pubblico ufficiale è previsto per tutti i documenti che non hanno tale evidenza nella contabilità dell'emittente (si pensi a documenti rilasciati da Paesi extra Ue per i quali non sussiste una reciproca assistenza fiscale) e non solo quelli riepilogati nel Dm 21 marzo 2013, decreto previsto per motivi extrafiscali.

La conclusione, a dire il vero non del tutto condivisibile, è determinata da una lettura estensiva dell'articolo 22, comma 5 del Dlgs 82/2005 (Cad).