Management

Il lavoro dell’event manager tra pianificazione, soddisfazioni e tanto problem solving

di Valentina Gentile*

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Il lavoro dell’event manager tra pianificazione, soddisfazioni e tanto problem solving

Gli eventi rappresentano un’opportunità cruciale per le imprese di distinguersi, creare connessioni significative e promuovere la propria reputazione. Ma non mancano intoppi e sfide che richiedono una dose generosa di risoluzione dei problemi e flessibilità da parte di chi lavora dietro le quinte

27 giugno 2024

3' di lettura

Ogni progetto è un viaggio più o meno breve, un’esperienza durante la quale hai modo di incontrare e conoscere tante persone, di confrontarti con loro e con il loro mondo, di imparare sempre qualcosa di nuovo arricchendo il proprio bagaglio e lavorando in luoghi spesso diversi.

Ho sempre visto il mio lavoro da event manager così, un insieme di tanti piccoli viaggi con un inizio e una fine, alcuni più stimolanti, altri più faticosi ma tutti momenti di arricchimento e di stimolo.

Restando nella metafora del viaggio, penso che organizzare eventi sia come fare un’unica valigia per tante stagioni: devi sempre prevedere il backup. Se farà troppo freddo? O troppo caldo? Se pioverà?

Ecco, in quella valigia cerchi di mettere tutto ciò che occorre o, perlomeno, qualcosa da tirar fuori per non essere impreparati ad affrontare qualsiasi situazione.

Ma se hai dimenticato l’ombrello e fuori piove? Bene, entra il gioco il problem solving.

In un mondo aziendale sempre più competitivo, gli eventi rappresentano un’opportunità cruciale per le imprese di distinguersi, creare connessioni significative e promuovere la propria reputazione. Tuttavia, dietro alla magia degli eventi impeccabili, si nascondono spesso una serie di intoppi e sfide che richiedono una dose generosa di risoluzione dei problemi e flessibilità da parte di chi lavora dietro le quinte.

La fase iniziale della pianificazione di un evento aziendale è cruciale e richiede una visione chiara degli obiettivi, del target e del messaggio che si vuole trasmettere. Questo è il momento in cui emergono le prime sfide, come la definizione del budget, la ricerca della location perfetta e la selezione dei fornitori. Ogni decisione presa in questa fase influenzerà il successo complessivo dell’evento.

Una delle sfide più comuni è sicuramente la gestione del budget, la relazione con i tanto temuti uffici acquisti. Spesso le aspettative sono alte e le risorse economiche limitate, tanto da richiedere una pianificazione attenta e un’allocazione oculata. E allora ecco che entra il gioco il problem solving: trovare soluzioni creative per massimizzare l’impatto dell’evento senza superare il budget assegnato.

Anche la selezione della location non è da meno. Ogni evento ha bisogno di uno spazio che rispecchi l’immagine e i valori dell’azienda, oltre a soddisfare le esigenze pratico-logistiche degli ospiti: spazi ampi e luminosi ma non dispersivi, facilmente raggiungibili con i trasporti pubblici ma comodi per mezzi propri, in centro città ma non troppo… e così via. Trovare la location perfetta può essere complicato ma anche in questo caso la flessibilità e le alternative creative corrono in aiuto per il raggiungimento dell’obiettivo.

Una volta superate le sfide iniziali, la fase di pianificazione richiede un’attenzione minuziosa ai dettagli e una gestione efficiente del tempo. È qui che il problem solving diventa ancora più cruciale, poiché anche il più piccolo imprevisto potrebbe compromettere il successo dell’evento. Ad esempio, potrebbero verificarsi ritardi nella consegna dei materiali (quante volte il corriere non è arrivato per tempo costringendoci al recupero nei centri di smistamento!) o, peggio ancora, scoprire che gli arredi consegnati non sono in perfetto stato (ma è domenica e devi ingegnarti per risolvere la situazione), imprevisti con l’attrezzatura audiovisiva o cambiamenti dell’ultimo minuto nel programma dell’evento che ricadono, come un effetto domino, su tutte le attività previste. In questi momenti è essenziale mantenere la calma, valutare rapidamente le opzioni disponibili e prendere decisioni tempestive per risolvere la situazione.

L’esperienza mi insegna che è impossibile prevedere ed evitare ogni possibile intoppo, ma ciò che conta veramente è la capacità di adattarsi e reagire alle sfide che si presentano lungo il percorso. Questo richiede non solo competenze organizzative e gestionali, ma anche una mentalità aperta e resiliente che permetta di affrontare l’inaspettato con determinazione e proattività.

Nonostante le sfide e gli intoppi lungo il “viaggio”, c’è una gioia indescrivibile nell’osservare un evento aziendale prendere vita e superare tutte le aspettative. È come assistere alla realizzazione di un’opera d’arte, dove ogni dettaglio contribuisce a creare un’esperienza unica e memorabile per tutti i partecipanti. In quei momenti, si avverte una profonda gratitudine per il potere trasformativo degli eventi e per la capacità umana di superare qualsiasi ostacolo per raggiungere un obiettivo comune.

“Ciò che rende speciale il deserto è che in qualche parte nasconde un pozzo” disse il Piccolo Principe. Allo stesso modo, dietro ogni ostacolo incontrato nell’organizzazione degli eventi aziendali si nasconde l’opportunità di imparare, crescere e superare se stessi. È proprio questa consapevolezza che rende così gratificante e appagante il nostro lavoro: ogni giorno ci impegniamo a trasformare idee in realtà e a creare esperienze che rimarranno impresse nella memoria di tutti coloro che vi prenderanno parte.

*Event Manager e Partner di Newton Spa